E-Rechnung · Pflicht seit 01.01.2025

E-Rechnung einführen – Pflichten 2025 bis 2028 sicher umsetzen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie als Unternehmer E-Rechnungen empfangen können – auch als Kleinunternehmer oder Freiberufler. Ich analysiere Ihren Rechnungsprozess, richte die passende Software ein und begleite Sie Schritt für Schritt durch die Umstellung.

§14 UStG XRechnung & ZUGFeRD Lexware Office & SevDesk DATEV-kompatibel
Kostenloses Erstgespräch Was ist eine E-Rechnung?
E-Rechnung Kleinunternehmer – Buchhaltungssoftware Lexware Office auf Laptop für digitale Rechnungsprozesse
Die häufigsten Fragen

Viele Unternehmer sind verunsichert

Die E-Rechnungspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 – aber was das konkret für Ihr Unternehmen bedeutet, ist für viele noch unklar.

Reicht meine PDF-Rechnung noch?

Eine PDF-Datei gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung. Im B2B-Bereich ist bis Ende 2026 noch eine Übergangslösung möglich – aber nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers.

Bin ich überhaupt betroffen?

Die Pflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind dauerhaft vom Versenden befreit – aber sie müssen E-Rechnungen empfangen können. Das übersehen viele.

Welche Software brauche ich?

Nicht jede Buchhaltungssoftware unterstützt E-Rechnungen automatisch. Oft fehlt die richtige Einrichtung oder der passende Tarif. Ich prüfe Ihre aktuelle Lösung und zeige Ihnen, was zu tun ist.

Grundlagen

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datenformat. Sie enthält alle Rechnungsdaten in einem XML-Format, das Buchhaltungssoftware automatisch verarbeiten kann. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931, verankert in §14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes.

Eine reine PDF-Datei ist keine E-Rechnung – auch wenn sie digital versendet wird. PDF-Rechnungen sind für Menschen lesbar, aber nicht maschinenlesbar. Das ist der entscheidende Unterschied.

XRechnung

Reines XML-Format, von Behörden und Großunternehmen bevorzugt. Maschinenlesbar, kein visuelles Dokument.

ZUGFeRD 2.x

Hybridformat: lesbare PDF-Oberfläche mit eingebetteter XML-Datei. Für KMU oft die praktischere Wahl, da die Rechnung weiterhin visuell lesbar bleibt.

PDF allein

Gilt seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des §14 UStG. Im B2B-Bereich bis Ende 2026 noch mit Zustimmung des Empfängers möglich.

PDF-Rechnung

Nur visuell lesbar · Manueller Dateneintrag nötig · Gilt nicht als E-Rechnung

Kein zulässiges E-Rechnungsformat

ZUGFeRD 2.x (E-Rechnung)

Visuell lesbar + eingebettete XML-Datei · Automatisch verarbeitbar · Erfüllt EN 16931

Zulässiges E-Rechnungsformat
Fristen & Pflichten

Wer muss ab wann was tun?

Die E-Rechnungspflicht wird schrittweise eingeführt. Die Empfangspflicht gilt bereits, die Versandpflicht kommt gestaffelt.

Jetzt gültig 1

01.01.2025 – 31.12.2026

Übergangsphase

  • Empfangen: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
  • Versenden: E-Rechnung erlaubt; PDF mit Zustimmung des Empfängers noch möglich.
Ab 2027 2

01.01.2027 – 31.12.2027

Erste Versandpflicht

  • Umsatz > 800.000 € im Vorjahr: E-Rechnung beim Versand verpflichtend.
  • Umsatz ≤ 800.000 €: PDF mit Zustimmung weiterhin möglich.
Ab 2028 3

Ab 01.01.2028

Vollständige Pflicht

  • Alle B2B-Unternehmen müssen inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden.
  • PDF allein ist im B2B nicht mehr zulässig.
Empfangspflicht

Empfangspflicht für E-Rechnungen: Was seit dem 1. Januar 2025 gilt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen anderer Unternehmen empfangen und verarbeiten können – eine Übergangsfrist für den Empfang gibt es nicht. Die Empfangspflicht gilt auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG und für Freiberufler.

Technisch reicht für den Empfang ein E-Mail-Postfach. Entscheidend ist, was danach passiert: XRechnung und ZUGFeRD müssen lesbar gemacht, geprüft und GoBD-konform im Originalformat archiviert werden. Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 €.

Mehr Details für Kleinunternehmer finden Sie in meinem Beitrag E-Rechnung für Kleinunternehmer 2026.

Besonderheit

Kleinunternehmer nach §19 UStG

Als Kleinunternehmer sind Sie dauerhaft vom Versenden von E-Rechnungen befreit. Sie dürfen Ihre Rechnungen weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausstellen.

Allerdings gilt auch für Sie seit dem 1. Januar 2025: Sie müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Prüfen Sie jetzt, ob Ihre Software dafür gerüstet ist.

Versenden: dauerhaft befreit

Keine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen – auch nicht ab 2028.

Empfangen: Pflicht seit 01.01.2025

Ihre Software muss E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) annehmen können.

Ihr Handlungsbedarf

Prüfen Sie, ob Lexware Office (ehemals Lexoffice), SevDesk oder Ihre bestehende Software E-Rechnungen verarbeiten kann.

Hinweis für Freiberufler

Freiberufler: E-Rechnungspflicht gilt auch für Sie

Grafiker, IT-Freelancer, Unternehmensberater, Texter – die E-Rechnungspflicht unterscheidet nicht zwischen Freiberuflern und Gewerbetreibenden. Wer inländische B2B-Umsätze erzielt, muss seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – unabhängig davon, ob die Kleinunternehmerregelung gilt oder nicht.

Wenn Sie sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen fakturieren, hilft eine klare Einrichtung Ihrer Software, beide Fälle sauber zu trennen. Branchenspezifische Informationen finden Sie auf den Seiten für Agenturen und Handwerksbetriebe. Ab wann Sie selbst E-Rechnungen verschicken müssen, erkläre ich im Beitrag E-Rechnung für Freiberufler.

Empfangspflicht: gilt seit 01.01.2025

Alle Freiberufler mit B2B-Umsätzen müssen E-Rechnungen entgegennehmen können.

Versandpflicht: gestaffelt ab 2027

Dieselben Übergangsfristen wie für alle anderen Unternehmen – abhängig vom Vorjahresumsatz.

Ihr nächster Schritt

Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Software (Lexware Office, SevDesk, DATEV) E-Rechnungen empfangen kann.

Handlungsbedarf prüfen lassen – kostenlos

GoBD & Aufbewahrung

E-Rechnungen GoBD-konform archivieren

E-Rechnungen sind nach §14b Abs. 1 UStG 8 Jahre aufzubewahren – und das im Originalformat. Bei ZUGFeRD 2.x ist das die eingebettete XML-Datei, bei der XRechnung die XML-Datei selbst. Eine lokale Ablage im Windows-Ordner oder ein einfacher E-Mail-Anhang genügt nicht: Die GoBD verlangen eine unveränderliche, vollständige und jederzeit nachvollziehbare Archivierung.

Empfohlen wird außerdem eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Sie E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren. Lexware Office und SevDesk bieten GoBD-konforme Archivierung – sofern korrekt eingerichtet. Ich richte das für Sie ein, damit Sie bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite sind.

Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre

Gilt für alle Rechnungen (§14b Abs. 1 UStG) – bei E-Rechnungen muss das Original (XML) unveränderbar gespeichert werden.

Original = XML-Datei, nicht das PDF

Nur das visuelle PDF aufzubewahren reicht nicht – die XML-Datei ist das rechtsverbindliche Original.

Verfahrensdokumentation empfohlen

Beschreibt Ihren Prozess von Empfang bis Archivierung – wichtig bei Betriebsprüfungen.

Leistungsübersicht

Wie ich Sie bei der E-Rechnung unterstütze

Von der Analyse bis zur laufenden Betreuung. Ich helfe Ihnen, die E-Rechnungspflicht ohne unnötigen Aufwand umzusetzen – abgestimmt auf Ihre Software und Ihre Prozesse.

Prozessanalyse

Ich prüfe Ihre bestehenden Rechnungsprozesse und zeige konkret, wo Handlungsbedarf besteht – mit klarer Empfehlung.

Software-Einrichtung

Ich richte Lexware Office, SevDesk oder DATEV so ein, dass E-Rechnungen korrekt erstellt und empfangen werden können.

DATEV-Schnittstelle

Alle Daten laufen sauber zu Ihrem Steuerberater – DATEV-kompatibel und übergabefertig, ohne manuelle Nacharbeit.

Vorbereitende Buchhaltung

Laufende Belegerfassung und Aufbereitung – GoBD-konform, mit E-Rechnung-Integration und direkter Steuerberatervorbereitung.

Digitale Belegorganisation

Ich digitalisiere Ihren gesamten Belegfluss – eingehende E-Rechnungen werden automatisch erfasst und zugeordnet.

UStVA-Vorbereitung

Monatliche oder quartalsweise Vorbereitung Ihrer Umsatzsteuervoranmeldungsdaten – fristgerecht und übergabefertig.

Controlling & Reporting

Monatliches Reporting mit BWA, Liquiditätsvorschau und Kennzahlen – verständlich aufbereitet für Ihre Entscheidungen.

StB-Zusammenarbeit

Ich arbeite direkt mit Ihrem Steuerberater zusammen – er spart Zeit, Sie sparen Geld bei der Steuerberatungsrechnung.

Alle Leistungen ansehen
Stephan Hammerschmidt – Freiberuflicher Buchhalter & Controller, KlarKonten Köln
Ihr Ansprechpartner

Stephan Hammerschmidt – Finance Manager & Buchhaltungsservice

Seit 2012 erstelle ich als Finance Manager monatliche Reportings, verantworte Liquiditätsplanung und begleite die Einführung digitaler Prozesse in regulierten Branchen. Die E-Rechnungspflicht ist keine neue Herausforderung für mich – ich arbeite seit Jahren mit DATEV-nahen Strukturen und digitalen Rechnungsworkflows.

Als freiberuflicher Buchhaltungsservice bringe ich diesen Standard in Ihr Unternehmen – damit die Umstellung auf E-Rechnungen kein Projekt wird, das Ihre Zeit kostet, sondern eines, das Ihnen dauerhaft Aufwand spart.

Ich bin kein Softwareanbieter. Ich verkaufe Ihnen keine Lizenz und erkläre Ihnen keine Funktionen – ich übernehme den Prozess. Sie müssen keine neue Software lernen, keine Tutorials schauen und kein Handbuch lesen. Das erledige ich für Sie.

14 Jahre Finance Manager
DATEV & Lexware Office
SevDesk & Candis
GoBD-konforme Prozesse

So läuft es ab

In 4 Schritten zur E-Rechnungs-Compliance

1

Erstgespräch

Ich analysiere Ihre aktuellen Rechnungsprozesse und Software – kostenlos und ohne Verpflichtung.

2

Analyse & Plan

Ich zeige Ihnen konkret, was zu tun ist: welche Software, welches Format, welcher Tarif – mit klarer Empfehlung.

3

Einrichtung

Ich richte Ihre Software ein, teste die Übertragung und stelle sicher, dass E-Rechnungen korrekt empfangen und versendet werden.

4

Laufende Betreuung

Auf Wunsch übernehme ich die laufende vorbereitende Buchhaltung – mit E-Rechnung-Integration und direkter Vorbereitung für Ihren Steuerberater.

FAQ

Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Die anerkannten Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD 2.x (PDF mit eingebetteter XML-Datei). Grundlage ist §14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom März 2024, in Kraft seit dem 1. Januar 2025.
Was ist der Unterschied zwischen einer PDF-Rechnung und einer E-Rechnung?
Eine PDF-Rechnung ist für Menschen lesbar, aber nicht maschinell verarbeitbar. Eine E-Rechnung enthält strukturierte XML-Daten, die Buchhaltungssoftware automatisch einlesen und verarbeiten kann. ZUGFeRD 2.x kombiniert beides: Sie sehen ein gewohntes PDF-Dokument, das gleichzeitig eine eingebettete XML-Datei enthält.
Bin ich als Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Kleinunternehmer nach §19 UStG sind dauerhaft vom Versenden von E-Rechnungen befreit – auch nicht ab 2027 oder 2028. Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen.

Allerdings gilt auch für Kleinunternehmer: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Prüfen Sie daher, ob Ihre aktuelle Software (z. B. Lexware Office oder SevDesk) E-Rechnungen entgegennehmen kann.
Reicht eine PDF-Rechnung im B2B noch aus?
Im B2B-Bereich (Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland) ist die PDF-Rechnung bis Ende 2026 noch mit ausdrücklicher Zustimmung des Empfängers möglich. Ab 2027 hängt es vom Vorjahresumsatz ab. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausgestellt werden. Für B2C-Rechnungen (an Privatpersonen) gilt die Pflicht nicht.
Muss ich sofort handeln?
Für den Empfang: ja – die Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software eingehende E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) verarbeiten kann. Für den Versand haben die meisten Unternehmen noch bis Ende 2026 Zeit. Besser ist es, die Umstellung jetzt anzugehen, damit bis 2027 oder 2028 alles reibungslos läuft.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Anerkannte Formate nach §14 UStG sind XRechnung und ZUGFeRD 2.x (ab Version 2.0). Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU. ZUGFeRD ist als Hybridformat für Selbständige und KMU besonders praxistauglich, weil die Rechnung weiterhin visuell lesbar bleibt.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen?
Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für inländische B2B-Umsätze – also Rechnungen zwischen zwei Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Für Rechnungen an Privatpersonen (B2C-Bereich) bleibt die Papier- oder PDF-Rechnung weiterhin möglich. Auch grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU sind derzeit von der deutschen Pflicht ausgenommen.
Welche Software benötige ich für E-Rechnungen?
Lexware Office und SevDesk unterstützen bereits E-Rechnungen – je nach Tarif. DATEV ebenfalls. Wichtig ist, dass die Einrichtung korrekt ist und Ihr Tarif die E-Rechnung-Funktion einschließt. Ich prüfe Ihre aktuelle Software im Erstgespräch und gebe Ihnen eine klare Empfehlung, was zu tun oder zu ändern ist.
Was kostet die Umstellung?
Das hängt von Ihrem Ausgangspunkt ab. Wenn Sie bereits Lexware Office oder SevDesk nutzen, ist die Umstellung oft mit wenig Aufwand verbunden. Ich biete eine einmalige Einrichtung und Beratung an – transparent nach Stundenaufwand oder als Pauschalpreis. Alle Details finden Sie auf meiner Honorarseite und im Artikel zu Buchhalterkosten. Im Erstgespräch bekommen Sie eine konkrete Einschätzung.
Wie lange dauert die Umsetzung?
In der Regel können wir die Einrichtung innerhalb von ein bis zwei Wochen nach dem Erstgespräch abschließen. Die eigentliche Konfiguration der Software dauert meist nur wenige Stunden. Den Zeitplan stimmen wir auf Ihren Betriebsrhythmus ab.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
E-Rechnungen sind nach §14b Abs. 1 UStG 8 Jahre aufzubewahren – allerdings im Originalformat. Das bedeutet: Die XML-Datei (bei ZUGFeRD oder XRechnung) muss unveränderbar und maschinell nachvollziehbar archiviert werden. Eine rein optische Speicherung als PDF genügt nicht.
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Ratgeber

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"Die E-Rechnungspflicht ist lösbar. Ich helfe Ihnen, den richtigen Schritt zur richtigen Zeit zu machen."