Auf einen Blick
Empfangen: seit 1. Januar 2025 Pflicht – dafür genügt ein E-Mail-Postfach.
Versenden: für die meisten Freiberufler erst für Leistungen ab 1. Januar 2028.
Früher dran: nur wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte – dann schon ab 2027.
Ausgenommen: Privatkunden, Kleinbeträge bis 250 Euro und Kleinunternehmer.

Gilt die E-Rechnungspflicht überhaupt für Freiberufler?

Ja. Freiberufler sind umsatzsteuerlich Unternehmer im Sinne von § 2 UStG – genauso wie Gewerbetreibende. Das Bundesfinanzministerium nennt sie in seinen Schreiben zur E-Rechnung ausdrücklich. Ob Sie als IT-Freelancer, Grafikerin, Texter oder Unternehmensberater arbeiten, macht keinen Unterschied. Auch dass Sie keine Gewerbesteuer zahlen, ändert daran nichts.

Entscheidend ist nicht, welchen Beruf Sie ausüben, sondern an wen Sie Ihre Rechnungen schreiben. Die Pflicht betrifft nur Rechnungen an andere Unternehmer im Inland, also den B2B-Bereich. Der Kreis dieser Kunden ist dabei oft größer als gedacht: Auch eine Arztpraxis oder ein Vermieter ist umsatzsteuerlich Unternehmer. Führt ein Coach für das Team einer Praxis einen Workshop durch, ist das eine B2B-Rechnung.

Kunde ist ein Unternehmen
Agentur, GmbH, Arztpraxis, Vermieter: Hier gilt die E-Rechnungspflicht.
Kunde ist eine Privatperson
Hier reicht weiterhin eine normale Rechnung auf Papier oder als PDF.

Viele Freiberufler haben beide Kundengruppen. Eine Grafikerin, die für Agenturen und für Privatleute arbeitet, muss die Rechnungen an die Agenturen künftig als E-Rechnung stellen, die Rechnungen an Privatkunden dagegen nicht.

Die Fristen: Wann Sie E-Rechnungen verschicken müssen

Für das Versenden hat der Gesetzgeber Übergangsfristen vorgesehen. Sie stehen in § 27 Abs. 38 UStG und laufen in drei Stufen:

  1. Bis 31. Dezember 2026
    Für Leistungen, die bis dahin erbracht werden, dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen verschicken. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist ebenfalls zulässig, setzt aber die Zustimmung Ihres Kunden voraus.
  2. 2027
    Für Leistungen in diesem Jahr besteht eine Pflicht zur E-Rechnung nur, wenn Ihr Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag. Liegen Sie darunter, dürfen Sie weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Kunden – PDF-Rechnungen ausstellen.
  3. Ab 1. Januar 2028
    Für alle ab dann erbrachten Leistungen müssen Rechnungen an inländische Unternehmen als E-Rechnung ausgestellt werden, unabhängig von Ihrem Umsatz.
    Gilt für die meisten Freiberufler

Für die allermeisten Freiberufler heißt das: Die Pflicht beginnt am 1. Januar 2028. Das Jahr 2027 ist ein Übungsjahr, in dem Sie E-Rechnungen bereits verschicken dürfen, aber noch nicht müssen.

Projekte über den Jahreswechsel
§ 27 Abs. 38 UStG stellt darauf ab, wann die Leistung ausgeführt wurde, nicht auf das Rechnungsdatum. Schließt ein Texter einen Auftrag im Dezember 2027 ab und rechnet ihn erst im Januar 2028 ab, gilt für diese Rechnung noch die Regel für 2027. Lag sein Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro, darf er also noch eine Papierrechnung oder – mit Zustimmung des Kunden – eine PDF-Rechnung schicken. Wichtig ist, dass der Leistungszeitraum auf der Rechnung klar angegeben ist.

Eine Verschiebung der Fristen ist nicht beschlossen (Stand Oktober 2026). Sie können also mit diesen Terminen planen.

Welche Umsatzgrenze zählt – und welche nicht

Ob Sie schon 2027 betroffen sind, hängt vom Gesamtumsatz des Vorjahres im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG ab. Gemeint ist die Summe aller steuerbaren Umsätze, netto und nach vereinnahmten Entgelten. Es zählt also nicht nur Ihr Umsatz mit Firmenkunden, und es zählt auch nicht Ihr Gewinn. Rechnungen an Privatkunden fließen ebenfalls ein.

Einige Umsätze werden allerdings herausgerechnet. Dazu gehören bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa die Heilbehandlungen einer Heilpraktikerin oder die steuerfreien Unterrichtsleistungen eines Dozenten. Auch der Verkauf von Anlagevermögen, zum Beispiel eines gebrauchten Firmenwagens, bleibt außen vor.

Beispiel IT-Freelancer
140.000 Euro
Umsatz 2026, deutlich unter 800.000 Euro. Er darf 2027 weiterhin PDF-Rechnungen verschicken, sofern seine Kunden zustimmen. Ab dem 1. Januar 2028 muss er seinen Geschäftskunden dagegen E-Rechnungen ausstellen.
Beispiel Unternehmensberater
850.000 Euro
Umsatz 2026 mit zwei angestellten Beratern. Für ihn beginnt die Pflicht bereits am 1. Januar 2027. Er sollte seine Rechnungssoftware deshalb noch in diesem Jahr umstellen und mit seinen wichtigsten Kunden klären, welches Format sie erwarten.
Nicht verwechseln
Die 800.000-Euro-Grenze für die Ist-Versteuerung ist eine andere Regel. Dass beide Beträge gleich hoch sind, ist Zufall. Es handelt sich um zwei getrennte Regeln mit unterschiedlichem Zweck.

Wann Sie keine E-Rechnung brauchen

Auch ab 2028 gibt es Fälle, in denen eine normale Rechnung ausreicht:

Rechnungen an Privatpersonen
Für B2C-Rechnungen gilt keine E-Rechnungspflicht. Ein Coach, der Einzelsitzungen mit Privatkunden abrechnet, kann dafür weiterhin normale Rechnungen schreiben.
Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
Dazu gehören zum Beispiel Heilbehandlungen. Bei gemischter Tätigkeit gilt die Pflicht aber für den steuerpflichtigen Teil, etwa für ein Gutachten oder einen Vortrag vor einem Unternehmen.
Kleinbetragsrechnungen
Rechnungen bis 250 Euro brutto müssen keine E-Rechnung sein.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Sie sind dauerhaft befreit. Wer in die Regelbesteuerung wechselt, unterliegt der Pflicht ab diesem Zeitpunkt.
Kunden im Ausland
Die Pflicht betrifft nur Rechnungen an Unternehmen im Inland.
Vereine ohne Unternehmereigenschaft
Bei Vereinen und anderen juristischen Personen, die nicht Unternehmer sind, liegt kein B2B-Umsatz im Sinne der E-Rechnungspflicht vor.
Sonderfall öffentliche Auftraggeber
Behörden verlangen teils schon heute eine XRechnung, der Bund etwa seit 2020 für Rechnungen ab 1.000 Euro. Das sind eigene Vorschriften neben dem Umsatzsteuergesetz, die unabhängig von den genannten Fristen gelten. Wer als Dozent oder Berater für Behörden arbeitet, sollte das im Blick behalten.

Was speziell für Kleinunternehmer gilt, lesen Sie in E-Rechnung für Kleinunternehmer 2026.

Was sich mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 ändert

Das Bundesfinanzministerium hat am 15. Oktober 2026 mehrere Praxisfragen klargestellt. Für Freiberufler sind drei Punkte besonders relevant.

Kein Bußgeld – aber Kunden bestehen darauf
Es droht kein Bußgeld, wenn Sie statt einer vorgeschriebenen E-Rechnung eine normale Rechnung ausstellen. Darauf verlassen sollten Sie sich trotzdem nicht. Ihre Geschäftskunden brauchen eine ordnungsgemäße E-Rechnung für ihren Vorsteuerabzug und werden deshalb darauf bestehen.
Anzahlungen vor dem Pflichtbeginn
Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen, die Sie vor Ihrem eigenen Pflichtbeginn stellen, müssen noch keine E-Rechnung sein. Das betrifft vor allem Projekte über den Jahreswechsel 2027/2028 – etwa wenn ein Unternehmensberater im Herbst 2027 einen Abschlag für ein Projekt berechnet, das erst 2028 endet.
Konkrete Leistungsbeschreibung
Die Leistungsbeschreibung im maschinenlesbaren Teil der E-Rechnung muss konkret genug sein, um die Leistung eindeutig zu bestimmen, zum Beispiel „Beratungsleistung Projekt X, März 2028, 12 Stunden“. Erschöpfend muss sie nicht sein.

Welches Format und welche Software

Als E-Rechnung gelten Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen dafür nicht aus.

XRechnung
Reine XML-Datei, für Menschen ohne passende Software kaum lesbar. Vor allem bei öffentlichen Auftraggebern gefragt.
ZUGFeRD
Lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Ihr Kunde sieht die Rechnung wie gewohnt, seine Software liest die Daten automatisch aus.
Für Freiberufler meist praktischer
Ein normales PDF ist keine E-Rechnung
Das gilt auch dann, wenn es am Computer erstellt wurde. Entscheidend sind die strukturierten XML-Daten.

Lexware Office (ehemals Lexoffice), SevDesk und DATEV können ZUGFeRD-Rechnungen erstellen. Ob die Einrichtung bei Ihnen stimmt, sollten Sie allerdings prüfen, statt es vorauszusetzen.

Für den Empfang gilt die Pflicht bereits seit 2025. Laut Bundesfinanzministerium genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Eingehende E-Rechnungen müssen Sie im Originalformat, also als XML-Datei, acht Jahre aufbewahren. Mehr dazu lesen Sie im Abschnitt zur Empfangspflicht.

Was Sie jetzt konkret tun sollten

  1. 1Ihren Gesamtumsatz 2026 prüfen: Liegt er über oder unter 800.000 Euro?
  2. 2Ihre Kunden sortieren: inländische Unternehmen, Privatkunden, Kunden im Ausland und öffentliche Auftraggeber.
  3. 3Prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien erstellen kann.
  4. 4Das Jahr 2027 nutzen, um erste E-Rechnungen an Geschäftskunden zu testen.
  5. 5Den Empfang und die GoBD-konforme Ablage eingehender E-Rechnungen sicherstellen.

Stand 18. Oktober 2026 – keine Rechtsberatung. Für eine verbindliche Einschätzung Ihrer individuellen Situation wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.