Agentur-Spezialist · Köln

Vorbereitende Buchhaltung & Projekt-Controlling für Agenturen in Köln – digital, klar & DATEV-ready.

Kreativität braucht klare Zahlen. Ich übernehme Ihre Belegerfassung, kontiere Ihre Projektkosten und bereite alles GoBD-konform für Ihren Steuerberater auf – damit Sie sich auf Ihre Kampagnen konzentrieren können.

DATEV-ready GoBD-konform Billomat & sevDesk Transparente Fixpreise Ab 42 €/Std. · Details
Kostenloses Erstgespräch Meine Leistungen
DATEV-ready Direkte Übergabe an Ihren StB
GoBD-konform Revisionssichere Ablage
Billomat · Harvest · sevDesk Alle Agentur-Tools integrierbar
Serverstandort DE DSGVO-konform & sicher

Das kennen Sie bestimmt

Finanzielle Hürden im Agenturalltag

Drei Schmerzpunkte, die Kölner Agenturen täglich Zeit und Marge kosten – und wie ich sie löse.

Projekt-Chaos

Unübersichtliche Projektkosten und fehlende Echtzeit-Daten fressen Ihre Marge auf – und Sie merken es erst beim Jahresabschluss. Ich bringe Struktur in jede Kampagne, bevor das Geld weg ist.

Unklare Margen

Wissen Sie am Monatsende wirklich, welche Kunden profitabel sind? Mein Controlling liefert Ihnen die Antwort auf Knopfdruck – aufgeschlüsselt nach Projekt, Kanal und Team.

Freelancer-Wirrwarr

Dutzende Rechnungen, verschiedene Zahlungsziele, KSK-Meldepflicht – das frisst Stunden. Ich automatisiere Ihre Freelancer-Abrechnungen und halte alle Fristen im Blick.

Mein Ansatz

Ich spreche Zahlen – und die Sprache von Kreativen

Ich bin kein klassisches Buchhaltungsbüro. Als freiberuflicher Buchhalter mit Fokus auf Agenturen verbinde ich digitale Prozesse mit solidem Handwerk. Meine Leistungen sind klar strukturiert und auf Agenturbetriebe zugeschnitten.

  • Nahtlose Integration Ich binde Billomat, Harvest oder sevDesk direkt an DATEV an – ohne dass Sie Ihre gewohnten Tools aufgeben müssen.
  • 100% digital – kein Pendelordner Alles läuft über gesicherte Cloud-Systeme mit Serverstandort Deutschland. Belege hochladen, fertig.
  • Persönlich in Köln Ob Ehrenfeld, Belgisches Viertel oder Mediapark – ich kenne den Kölner Agenturmarkt und bin bei Bedarf persönlich vor Ort.
  • Fester Ansprechpartner Kein Call-Center, kein Ticketsystem – Sie haben meine direkte Nummer und erhalten Antworten innerhalb von 24 Stunden.

Meine Agentur-Tools

Billomat Rechnungen & Angebote
Harvest Zeiterfassung & Projekte
sevDesk Buchhaltung & Belege
DATEV Steuerberater-Schnittstelle

+ weitere Tools auf Anfrage

Tools & Schnittstellen

Mit diesen Tools arbeite ich für Ihre Agentur

Jede Agentur hat ihre eigene Software-Welt. Ich kenne die gängigen Tools und verbinde sie sauber mit DATEV.

Billomat & Harvest

Ich hole Ihre Ausgangsrechnungen und Projektzeitdaten direkt aus Billomat oder Harvest und überführe sie GoBD-konform in die Buchhaltung. Kein manuelles Abtippen, keine Doppelerfassung.

  • Automatischer Datenimport
  • Projektkostenauswertung
  • Stunden direkt in Buchhaltung

sevDesk

sevDesk ist bei vielen Agenturen erste Wahl. Ich richte Kontenrahmen und Kostenstellen ein, konfiguriere automatische Buchungsregeln und übergebe Daten monatlich sauber an DATEV.

  • Einrichtung & Konfiguration
  • Automatische Buchungsregeln
  • DATEV-Export monatlich

DATEV Unternehmen online

Die direkte Brücke zu Ihrem Steuerberater. Ich richte den Zugang ein, strukturiere Ihre Belegablage revisionssicher und stelle sicher, dass alle Daten pünktlich und fehlerfrei übertragen werden.

  • Einrichtung & Zugangsverwaltung
  • Revisionssichere Belegablage
  • Monatliche Datenübergabe

Was ich übernehme

Meine Leistungen für Agenturen

Alles für eine saubere, DATEV-ready Buchhaltung – in einer Zusammenarbeit. Alle Leistungen im Überblick.

Echtzeit-Projekt-Controlling

Ich werte jede Kampagne präzise aus – Sie sehen sofort, wo Budget verloren geht und welche Projekte sich wirklich lohnen.

Vorbereitende Buchhaltung

Ich sortiere, kontiere und bereite alles perfekt für den Jahresabschluss vor – monatlich, pünktlich, GoBD-konform.

Freelancer-Abrechnung & KSK

Zentrales Management externer Dienstleister inkl. KSK-Meldungen – kein Chaos mit Dutzenden Rechnungen mehr.

Liquiditätsplanung & Cash-Flow

Ich plane vorausschauend mit Ihnen: Steuerzahlungen, Investitionen und Engpässe kommen nicht mehr überraschend.

DATEV-Anbindung

Ich richte die DATEV-Schnittstelle ein und übergebe monatlich sauber aufbereitete Daten direkt an Ihren Steuerberater.

Digitale Belegerfassung

Foto oder Upload genügt – ich erfasse, prüfe und archiviere Belege revisionssicher. Kein Papierordner, kein Suchstress.

UStVA-Vorbereitung

Ich bereite monatlich alle Daten für die Umsatzsteuervoranmeldung auf und übergebe sie fristgerecht an Ihren Steuerberater.

Budget-Reports & Honorarplanung

Ich helfe Ihnen, Honorare kalkulatorisch zu untermauern, und erstelle übersichtliche Budget-Reports für Ihre Kunden.

Zur Honorarübersicht

Lokale Expertise

Ihr Buchhalter mitten in Köln

Ich kenne den Kölner Agenturmarkt aus erster Hand – von der kleinen Design-Boutique in Ehrenfeld bis zur mittelständischen PR-Agentur im Mediapark. Meine Beratung ist lokal verwurzelt und persönlich erreichbar.

Egal ob ich remote per Video arbeite oder persönlich bei Ihnen vorbeischaue – Sie haben immer denselben Ansprechpartner: mich.

Ehrenfeld Belgisches Viertel Südstadt Mediapark Nippes Deutz Mülheim Lindenthal

Für diese Agenturen

Web-Agenturen
PR-Agenturen
Design-Studios
Marketing-Agenturen
Werbeagenturen
Social-Media-Agenturen

Persönlich & direkt

Über Ihren Ansprechpartner

Keine Agentur, kein Callcenter – ein Experte, der Ihre Branche kennt und verlässlich erreichbar ist.

Stephan Hammerschmidt

Freiberuflicher Buchhalter & Controlling-Experte · Köln

Ich begleite Agenturen und kreative Unternehmen in Köln bei allem, was mit Zahlen zu tun hat. Mein Fokus liegt auf vorbereitender Buchhaltung, digitalem Prozessaufbau und Projekt-Controlling – so dass Sie Ihren Steuerberater nur noch für das Wesentliche brauchen.

Was mich antreibt: Ich glaube, dass gute Buchhaltung keine Black Box sein darf. Ich erkläre, was ich tue und warum – damit Sie jederzeit wissen, wie es um Ihre Finanzen steht.

Projekt-Controlling

Margen- & Kampagnenauswertung

Vorbereitende Buchhaltung

GoBD-konform & DATEV-ready

Freelancer & KSK

Abrechnungen & Meldungen

DATEV & Software

Integration aller Agentur-Tools

Liquiditätsplanung

Cash-Flow & Steuerplanung

Köln & digital

Vor Ort oder remote

Mein Ansatz

Buchhaltung ist kein notwendiges Übel – sie ist das Cockpit Ihrer Agentur. Ich baue Prozesse, die Ihnen echte Entscheidungsgrundlagen liefern, statt nur Zahlen für den Steuerberater zu produzieren.

Mein Versprechen

Sie wissen immer, was ich gerade mache und warum. Keine Überraschungen, keine versteckten Kosten. Meine Preise sind transparent und fix – egal wie viele Mails Sie mir schreiben.

Mein Fokus

Ich habe mich auf Agenturen, Kreativbetriebe und Dienstleister spezialisiert – und kenne daher Ihre Branche, Ihre Tools und Ihre typischen Problemfelder aus der täglichen Praxis.

So läuft es ab

In 4 Schritten zur digitalen Finanzruhe

1

Erstgespräch

Ich analysiere Ihre aktuelle Situation, Ihre Tools und zeige Ihnen konkret, wo ich ansetze – kostenlos & unverbindlich.

2

Software-Check

Ich prüfe Schnittstellen, identifiziere Schwachstellen und optimiere den Datenfluss Ihrer bestehenden Tools.

3

DATEV-Anbindung

Ich richte die automatisierte Übertragung zu DATEV ein und schule Sie kurz in den neuen Abläufen.

4

Laufende Entlastung

Ab jetzt läuft Ihre Buchhaltung nahezu von selbst. Ich liefere monatlich saubere Daten, Sie konzentrieren sich aufs Kerngeschäft.

Antworten auf Ihre Fragen

Häufig gestellte Fragen

Was kostet die Buchhaltung für meine Agentur?
Meine Preise richten sich nach Belegvolumen und Komplexität – nicht nach Stunden. Ich biete transparente Fixpreis-Pakete, damit Sie jeden Monat wissen, was auf Sie zukommt. Alle Details auf der Honorarseite oder im kostenlosen Erstgespräch.
Was genau ist vorbereitende Buchhaltung?
Vorbereitende Buchhaltung bedeutet: Ich übernehme die tägliche Arbeit – Belege erfassen, kontieren, Konten abstimmen, Auswertungen erstellen. Ihr Steuerberater bekommt monatlich aufbereitete Daten und muss nur noch den Abschluss machen. Das spart Steuerberater-Stunden und damit bares Geld. Mehr dazu auf meiner Leistungsseite.
Kann ich meine aktuelle Software (Harvest, Billomat, sevDesk) behalten?
Ja, auf jeden Fall. Mein Ziel ist es, Ihre bestehenden Workflows zu optimieren, nicht zu ersetzen. Ich baue die nötigen Brücken zwischen Ihren Tools und DATEV – und falls etwas nicht passt, empfehle ich Alternativen, die zu Ihrem Betrieb passen.
Helfen Sie auch bei der Künstlersozialkasse (KSK)?
Ja. Ich identifiziere KSK-relevante Rechnungen direkt in Ihrer Buchhaltung und unterstütze Sie bei der jährlichen Meldung. So sind Sie bei Prüfungen auf der sicheren Seite und erleben keine bösen Überraschungen.
Wie funktioniert der Datenaustausch mit meinem Steuerberater?
Ich bereite alle Daten monatlich so auf, dass sie via DATEV-Schnittstelle direkt an Ihren Steuerberater übertragen werden – sauber, fehlerfrei und pünktlich. Der Steuerberater bekommt alles, was er braucht, ohne Rückfragen.
Was ist der Unterschied zwischen Ihnen und einem Steuerberater?
Ich übernehme die laufende Vorarbeit: Belege erfassen, kontieren, Konten pflegen, Auswertungen liefern. Der Steuerberater erstellt darauf aufbauend Jahresabschluss und Steuererklärung. Diese Trennung spart Ihnen Steuerberater-Kosten – denn Steuerberater-Stunden sind teuer, meine nicht.
Wie viel Zeit spare ich als Agentur pro Monat?
In der Praxis lassen sich so 3–8 Stunden pro Monat einsparen, die vorher für Belegsortieren, Mahnwesen und Abstimmungen draufgingen. Hinzu kommt die mentale Entlastung: kein Suchen nach alten Belegen, keine Angst vor Fristverletzungen.
Ich bin technisch nicht versiert – ist das ein Problem?
Überhaupt nicht. Ich richte alles ein, erkläre Schritt für Schritt und begleite Sie so lange, bis alles sitzt. Sie müssen kein Tool-Profi sein – Sie müssen nur Ihre Belege hochladen können. Den Rest mache ich.
Wie läuft die DATEV-Anbindung konkret ab?
Nach dem Erstgespräch prüfe ich Ihre Software-Landschaft und richte die DATEV-Schnittstelle ein. Ich stimme mich einmal mit Ihrem Steuerberater ab und übergebe ab dann monatlich sauber aufbereitete Daten. Der Setup dauert in der Regel 1–2 Wochen.
Richten Sie Billomat oder sevDesk neu ein?
Ja. Wenn Sie noch kein passendes System haben oder Ihr bestehendes schlecht konfiguriert ist, helfe ich Ihnen bei der Einrichtung. Ich empfehle das Tool, das am besten zu Ihrer Agentur passt – und richte es so ein, dass es von Anfang an sauber in die Buchhaltung fließt.
Wie sicher sind meine Daten?
Ich arbeite ausschließlich mit Systemen, deren Server in Deutschland stehen und die DSGVO-konform zertifiziert sind. Ihre Daten verlassen zu keinem Zeitpunkt den EU-Rechtsraum. Passwörter und Zugänge verwalte ich in einem verschlüsselten Passwort-Manager.
Wie schnell kann ich starten?
In der Regel kann ich innerhalb von 1–2 Wochen nach dem Erstgespräch loslegen. Wenn Sie mitten im Quartal starten möchten, kein Problem – ich strukturiere auch Altbestände nach und bringe alles auf den aktuellen Stand.
Kommen Sie auch persönlich in die Agentur?
Ja, bei Bedarf komme ich auch persönlich zu Ihnen – besonders beim Onboarding ist ein persönliches Treffen oft hilfreich. Die laufende Zusammenarbeit läuft dann meist remote, was für beide Seiten effizienter ist.
Ich habe schon einen Steuerberater – warum brauche ich KlarKonten?
Sehr gut – behalten Sie ihn. Ich ergänze Ihren Steuerberater, ich ersetze ihn nicht. Indem ich die laufende Buchführung übernehme, reduzieren Sie die Zeit und damit die Kosten, die Ihr Steuerberater aufwenden muss. Viele meiner Kunden sparen dadurch mehr als mein Honorar.
Kann KlarKonten auch beim Aufbau von Controlling-Reports helfen?
Ja. Ich erstelle auf Wunsch monatliche Controlling-Reports: Deckungsbeiträge pro Projekt, Margenentwicklung, Budget-vs-Ist-Vergleiche. Diese Reports helfen Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen – statt auf Bauchgefühl zu setzen. Sprechen Sie mich gerne darauf an.

Noch eine offene Frage? Schreiben Sie mir direkt.

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Buchen Sie ein unverbindliches Kennenlernen. Ich bespreche Ihre Situation, schaue mir Ihre Tools an und zeige Ihnen konkret, wie ich Sie entlasten kann.

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