Zwei Pflichten, die oft verwechselt werden
Bei der E-Rechnungspflicht werden regelmäßig zwei unterschiedliche Dinge vermischt: die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, und die Pflicht, E-Rechnungen zu versenden. Das ist kein Detail, sondern der Kern der Verunsicherung – denn für Kleinunternehmer gelten hier zwei völlig unterschiedliche Regeln.
Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für praktisch alle inländischen Unternehmen, unabhängig von Größe, Rechtsform oder Umsatz. Die Versandpflicht dagegen wird gestaffelt eingeführt und hängt vom Umsatz sowie – bei Kleinunternehmern – von der Anwendung des §19 UStG ab.
Was für Sie als Kleinunternehmer gilt
Kleinunternehmer nach §19 UStG sind dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen zu versenden. Sie dürfen Ihre Ausgangsrechnungen also weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausstellen – daran ändert sich auch 2026 nichts. Wechseln Sie allerdings in die Regelbesteuerung – freiwillig oder weil Sie die Umsatzgrenze überschreiten –, gelten ab diesem Zeitpunkt die allgemeinen Regeln und damit auch die Pflicht, E-Rechnungen an andere Unternehmen zu versenden.
Die Empfangspflicht betrifft Sie trotzdem: Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen anzunehmen, wenn Geschäftspartner sie schicken. Das übersehen viele, weil in der öffentlichen Diskussion meist von der Versandpflicht großer Unternehmen die Rede ist.
Was „E-Rechnungen empfangen können" konkret bedeutet
Für den Empfang genügt laut Bundesfinanzministerium bereits ein E-Mail-Postfach. Entscheidend ist, was danach passiert: Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, sondern enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten im Format XRechnung oder ZUGFeRD 2.x, basierend auf der europäischen Norm EN 16931. Um der Empfangspflicht sauber nachzukommen, brauchen Sie eine Möglichkeit, diese Dateien darzustellen und so abzulegen, dass sie GoBD-konform und unveränderbar archiviert sind – nicht nur irgendwo im Posteingang liegen.
In der Praxis heißt das: prüfen, ob Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware eingehende E-Rechnungen öffnen, lesbar machen und korrekt archivieren kann. Bei den gängigen Lösungen wie Lexware Office (ehemals Lexoffice), SevDesk oder DATEV ist das inzwischen meist bereits vorgesehen – die richtige Einrichtung sollte man aber nicht einfach voraussetzen, sondern aktiv prüfen.
Die Kleinunternehmergrenze 2026
Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Sie sind Kleinunternehmer, wenn Ihr Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht übersteigt. Wird die Grenze von 100.000 Euro während des laufenden Jahres überschritten, entfällt die Kleinunternehmerregelung ab diesem Zeitpunkt – nicht rückwirkend für das gesamte Jahr.
Für 2026 gelten diese Werte nach aktuellem Stand unverändert weiter. Da Schwellenwerte gesetzlich angepasst werden können, lohnt sich insbesondere bei Umsätzen nahe der Grenze ein kurzer Check beim Steuerberater, bevor größere Entscheidungen davon abhängen.
Was Sie jetzt konkret tun sollten
- Prüfen, ob Ihre Buchhaltungssoftware eingehende XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien öffnen und archivieren kann.
- Klären, wie eingehende E-Rechnungen bei Ihnen aktuell verarbeitet werden – landen sie im Anhang und werden übersehen, oder gibt es einen festen Ablauf?
- Mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Software-Lösung abstimmen, wie die GoBD-konforme, unveränderbare Ablage sichergestellt ist.
- Bei Umsätzen nahe der Kleinunternehmergrenze rechtzeitig prüfen, ob ein Wechsel zur Regelbesteuerung ansteht.
Stand 2. August 2026, aktualisiert am 18. Oktober 2026 – keine Rechtsberatung. Für eine verbindliche Einschätzung Ihrer individuellen Situation wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.