Für Coaches & Online-Trainer · Köln & Remote
Ich übernehme die vorbereitende Buchhaltung für Coaches, Trainer:innen und Online-Kursanbieter:innen — inklusive Plattform-Abrechnungen, Umsatzsteuer bei digitalen Produkten und einer Auswertung, die Ihnen zeigt, welches Programm wirklich Deckungsbeitrag bringt.
Antwort innerhalb von 24 Stunden · kein langfristiger Vertrag
100% GoBD-konform & digital bereit für den Steuerberater.
Typisch im Coaching-Business
Drei Punkte, die mir bei Coaches und Online-Trainer:innen fast immer begegnen — und die sich mit sauberen Zahlen lösen lassen.
Elopage, Digistore24, CopeCart, Kajabi oder Coachy zahlen Ihnen einen Nettobetrag aus — nach Gebühren, Rückabwicklungen und teils in Fremdwährung. Wer nur die Gutschrift bucht, verliert den echten Umsatz, die Gebühren als Betriebsausgabe und bei ausländischen Anbietern die Reverse-Charge-Behandlung.
Ein Live-Coaching, ein reiner Videokurs und ein Membership werden umsatzsteuerlich unterschiedlich behandelt — je nachdem, ob Ihre Kundschaft privat oder gewerblich kauft und in welchem Land sie sitzt. Ohne saubere Trennung im Shop stimmt die Voranmeldung nicht.
Ein Launch bringt in zwei Wochen den Umsatz von vier Monaten — die Steuerlast kommt später, die Ratenzahlungen laufen weiter, das Sommerloch auch. Ohne Liquiditätsplanung fühlt sich ein gutes Jahr zwischendurch wie ein schlechtes an.
Mein Ansatz
Ich stelle Ihr Setup nicht um. Ihre Plattform, Ihr Zahlungsanbieter, Ihr Kalender bleiben, wie sie sind — ich docke an die vorhandenen Exporte und Belege an und baue daraus einen monatlichen Ablauf, der ohne Nachfragen läuft.
Belege liegen in einer DSGVO-konformen Cloud mit Serverstandort Deutschland, die Buchhaltung ist DATEV-ready und geht sauber an Ihre Steuerkanzlei. Ich mache keine Steuerberatung — ich bereite so vor, dass Ihr Steuerberater weniger Rückfragen hat.
Alle Leistungen im DetailLeistungen für Coaches
Sie buchen einzeln oder als Paket — je nachdem, ob Sie nebenberuflich starten oder mehrere Programme parallel betreiben.
Einordnung Ihrer Produkte, B2C/B2B-Trennung, Reverse-Charge bei ausländischen Plattformen und die Frage, ob §19 noch passt.
Monatlicher Abgleich von Shop-Report, Zahlungsanbieter und Bankkonto — inklusive Gebühren, Rückabwicklungen und offener Raten.
Belege digital, GoBD-konform archiviert, Serverstandort Deutschland — die Übergabe an Ihre Steuerkanzlei ist ein Klick.
Was bleibt nach Steuern und Werbebudget vom Launch, was trägt durch die ruhigen Monate, wann lohnt der nächste Durchlauf.
Für wen
Sie verkaufen Kurse, Memberships oder Coaching-Pakete über eine Plattform und wissen nicht genau, was in den Auszahlungen steckt.
Ihr Umsatz kommt in Wellen — Launch, Gruppenstart, Sommerpause — und Sie hätten gern eine Planung, die das abbildet.
Sie coachen noch nebenberuflich, wachsen aber — und die private und geschäftliche Seite sind noch nicht sauber getrennt.
Sie arbeiten mit internationalen Teilnehmenden oder ausländischen Plattformen und sind bei der Umsatzsteuer unsicher.
Sie möchten vor dem nächsten Angebot wissen, welches Programm sich rechnet — und nicht erst im Jahresabschluss.
Sie arbeiten ohnehin digital und wollen Ihre Buchhaltung nicht in Ordnern, sondern im Browser haben.
Häufige Fragen
Nicht über die Auszahlung. Maßgeblich ist der Verkaufs-Report: dort stehen Bruttoumsatz je Bestellung, Plattform- und Zahlungsgebühren, Rückabwicklungen und Ratenpläne. Ich verbuche den Umsatz zum Verkaufszeitpunkt, die Gebühren als Betriebsausgabe und gleiche die Sammelauszahlung dagegen ab. So stimmen Umsatzsteuer und Auswertung — und Sie sehen, was Ihnen je Verkauf tatsächlich bleibt.
In aller Regel ja — die Details hängen aber davon ab, was Sie verkaufen und an wen. Ein automatisierter Selbstlernkurs wird anders behandelt als ein Live-Coaching, und beim Verkauf an Privatpersonen im EU-Ausland gelten andere Regeln als bei Unternehmen. Ich sorge dafür, dass Ihre Verkäufe im Shop und in der Buchhaltung so getrennt erfasst werden, dass Ihre Steuerkanzlei die Voranmeldung ohne Rückfragen erstellen kann. Die steuerliche Beurteilung selbst trifft Ihr Steuerberater.
Nein — und das ist Absicht. Ich mache vorbereitende Buchhaltung und Controlling, also alles bis zur Übergabe: Belege, Abgleiche, Auswertungen, DATEV-ready aufbereitet. Steuererklärungen, Jahresabschluss und steuerliche Beratung bleiben bei Ihrer Kanzlei. In der Praxis wird die Zusammenarbeit dadurch günstiger, weil dort weniger Aufräumarbeit anfällt.
Oft ja — allerdings in kleinerem Umfang. Am Anfang geht es meist um drei Dinge: private und geschäftliche Zahlungen sauber trennen, die Kleinunternehmerregelung nach §19 im Blick behalten und rechtzeitig merken, wann der Wechsel zur Regelbesteuerung ansteht. Das ist überschaubar — und deutlich billiger, als es später rückwirkend zu korrigieren.
Periodengerecht. Eine Jahresmitgliedschaft, die im Januar bezahlt wird, gehört wirtschaftlich über zwölf Monate verteilt — sonst sieht Januar großartig aus und der Rest des Jahres arm. Bei Ratenprogrammen kommt dazu, dass offene Raten sichtbar bleiben müssen, damit Sie Ausfälle früh erkennen. Beides bilde ich in der laufenden Buchhaltung ab.
Nein. Ich arbeite mit dem, was Sie einsetzen — Shop, Zahlungsanbieter, Bank. Dazu kommt eine DSGVO-konforme Cloud mit Serverstandort Deutschland für Belege und Auswertungen. Wenn ein Wechsel sinnvoll wäre, sage ich es, entscheiden Sie.
Noch eine offene Frage? Schreiben Sie mir direkt.
Erstgespräch
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns Ihre Plattform, Ihre Angebote und Ihren aktuellen Ablauf an. Danach wissen Sie, was sinnvoll ist — auch wenn wir nicht zusammenarbeiten.
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